插隊，是一件令人討厭的事情。任何人，都不愿意別人隨意插隊。當然了，生活中時不時就有人想插隊，在插隊。這不，某制藥企業(yè)就發(fā)生了一起插隊的事情。更奇怪的是，插隊的不是人，而是文件。關(guān)于這件奇事，且聽我一一道來。
“滾一邊去，別插隊！”，老陳一進辦公室，就聽見文控員沖工藝員喊。“插隊？工藝員跑到質(zhì)量部插什么隊？”。經(jīng)了解，工藝部門新制定了一份SOP，工藝主管讓工藝員給文控員送來，讓文控員加蓋“受控章”后，再由文控員下發(fā)給車間。這本無可厚非，是文控員的本職工作。只是文控員拿到文件后，一看文件發(fā)布日期和實施日期是9月10日。當天，已經(jīng)是11月5日了。文控員告訴工藝員這份文件發(fā)布日期和實施日期不對，需要修改。工藝員不聽文控員的話，軟硬兼施想讓文控員下發(fā)這份文件。文控員拒絕下發(fā)這份文件，才出現(xiàn)了上文的情景。
工藝員看到老陳進辦公室了，以為遇到救命稻草，想請老陳幫忙說句話，讓文控員將那份文件下發(fā)給車間。老陳看完文件發(fā)布日期和實施日期后，也不同意文控員下發(fā)。后來，工藝主管出面，讓文控員必須將那份文件按照9月中旬的日期下發(fā)，文控員就是不發(fā)。文控員的理由很充分，時間早已過去，不能回溯日期發(fā)放記錄。另外，公司從9月10日到11月5日，已經(jīng)下發(fā)了很多份文件。文件下發(fā)記錄都是按照下發(fā)日期順序進行填寫的，沒法插隊，也不能插隊！最后，工藝部門還是修改文件發(fā)布日期和實施日期為11月份，經(jīng)審核與批準后，文控員才加蓋“受控章”后進行下發(fā)。
“文件控制”過程包括文件編寫、文件審核、文件批準、文件分發(fā)、文件使用、文件回收和文件歸檔（銷毀）。其中，文件分發(fā)、文件回收和文件歸檔是文控員的工作。作為文控員，最難的就是各個部門，不時冒出來一份新文件讓其下發(fā)。新文件的制定（修訂）日期和實施日期，都是幾個月之前。老陳曾經(jīng)聽見文控員和某部門送來文件的人員笑談“你們制（修）訂新文件，為啥不按流程來。你們以為發(fā)文件像政府相關(guān)部門發(fā)福利啊，日期可回溯到幾個月之前去？”。“你們這樣制（修）訂文件，你們爽了，我怎么辦？”。
大家都說自己的工作難做。上文中的工藝員給文控員說，工藝主管讓自己把文件送來，一定要想辦法將文件下發(fā)給車間。文控員不下發(fā)文件，就是不給自己面子，兩個人的關(guān)系以后就不能再處了。工藝主管也覺得文控員不下發(fā)文件，就是不給自己面子。文控員覺得工藝員和工藝主管，給自己出難題。公司《文件管理制度》明確有規(guī)定，文件制定（修訂）后，還要對文件進行培訓(xùn)，才能實施?，F(xiàn)在，工藝主管和工藝員竟讓自己下發(fā)日期回溯到幾個月前的文件，而且實施日期也是幾個月前。如果自己將這樣的文件下發(fā)給車間，車間需要改多少已簽寫完的記錄，這些恐怕工藝主管和工藝員都沒有考慮到。再說，制藥行業(yè)修改記錄，不是犯法的事情嗎?
這次文件“想插隊”被耿直的文控員給滅了。不知道，后面還會不會出現(xiàn)“文件想插隊”的事情。“插隊”就是因為沒有做好策劃，沒有策劃好時間。“文件想插隊”，其根源就在于工藝部門沒有策劃好文件制定（修訂）時間，最后發(fā)現(xiàn)本應(yīng)該9月上旬完成的事情，11月份了還沒有完成。當被管理者詢問時，才想起讓“文控員”來進行回溯日期進行操作。工藝部門管理人員沒想到的是，“文控員”就是堅持不下發(fā)。
作者簡介：老陳，質(zhì)量管理專家，從事食品與制藥行業(yè)質(zhì)量管理和質(zhì)量控制相關(guān)工作近二十年，歷任QA主管、質(zhì)量部長、質(zhì)量經(jīng)理和生產(chǎn)廠長等職。在國內(nèi)著名的跨國明膠企業(yè)負責質(zhì)量和食品安全管理體系管理工作。
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